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1.便捷。与传统的会议方式相比,远程会议具有方便快捷的优越性。分散于世界各地的人们不再需要把大量时间花在路途上,只要拿起电话机,轻松一拨,随时可以召开电话会议。电视电话会议和网络视频会议更是省去了文件制发、会场布置、迎来送往、住宿安排等会务工作,而与会者的音容笑貌以及各分会场的情况通过电视机、电脑照样清晰可见。
2.高效。现代社会,时间就是金钱。人们为了参加一次会议,往往要在路上花费许多时间,时间资源的浪费非常之大。在这方面,远程会议具有独到的优势,它通过通信网络使世界各地的有关人员自由地交谈、讨论、表决,以最快的速度解决实际工作中迫切需要解决的问题,其速度远远快于任何一种以传统方式召开的紧急会议。这样,不仅节省了宝贵的时间资源,而且大大提高了会议效率,从而提高了组织的整体效率。
3.低成本。会议的成本由显性成本和隐性成本两部分构成。在传统的会议中,隐性成本(包括所有与会人员以及会务工作人员在参加会议这段时间内创造的价值以及因中断工作所造成的相关损失的价值)往往被人忽视,显性成本中与会者的差旅费用也往往被认为是理所当然的支出,因而在传统会议中,降低成本的努力往往难以取得明显的效果。
运用远程会议系统召开会议,由于节省了与会者的大量时间,不仅减少了路费、住宿费和出差补贴费等支出,同时也避免了由于会议的耽搁而造成经济损失的可能性,使大幅度降低会议成本变为现实。